仕事でミスが多い部下を改善するアドバイスとは・・・

上司に叱られる部下

「部下が仕事のミスが多くて、仕事を任せられなくてとても困っている。任せた仕事がまだ本人の実力に合っていないと思い、簡単な仕事を任せてみたが、やはりミスが多い。本人にとって作業量が多すぎるのかとも思い、思い切って作業量を半分に減らしても、ミスは減りませんでした。どうしたらいいのでしょうか?」

入社3年目の部下をもつ上司の方の相談でした。

仕事を頼んでもミスが多い部下をどのように指導したらよいか、悩んでいる上司の方は多いと思います。

この相談に来られた方は「部下に成長してもっとより責任のある仕事を任せたい」ということが希望でした。

上司としては部下にスキルアップしてほしいのですね。

みなさんが、この上司の立場だったら、この部下に、どのように接していたら良いでしょうか?

「ミスが多いから大きな仕事を任すことができない」と伝えたり、
「ミスがなくなれば、より責任ある仕事を任せることができる」といったことを伝える。
あるいは
「もっと仕事量を減らして、そこが完璧にできるようになってから、段階的に業務量を増やす」
なども考えられるでしょう。

この場合、この部下は成長ができず、なかなか仕事ができるようになっていきません。上司である相談者の希望が叶いません。

今回の事例では、
「その部下に、その仕事の目的を伝えてみて、思い切って仕事を任せてみる」
という解決策でした。

「えっ、思い切って作業量を半分まで減らしても、ミスを連発する部下に、さらに大きな仕事を任せてみる、ですって?!」「だって、そんなことをしたら、さらにミスが多くて、そのフォローが大変で、かえって上司である自分の負担が多くなるだけじゃないか?」
と、この記事を読んでいるみなさんの中にも、そう感じている方も多いかもしれませんね。

詳細を伺うとこうのような事例でした。

初めは、「このデータの集計とグラフ作成をお願いね」と、次の営業会議に使用する資料に使用するデータの集計とグラフの作成を頼んそうです。
約5,000件のデータと集計方法も伝え、作成するグラフのイメージもイラストを描いて指示した、とのこと。

しかし、出来上がってきたグラフは、集計する期間や単位など、間違いがあり、作成したグラフも間違っていました。会議に間に合わないので、結局、上司が作り直したそうです。
後に、なぜミスをしてしまったのか、尋ねてみたら、「ミスに気づかなかった。申し訳ございませんでした。」と反省しているようだった。

次は、データの一部だけを渡して、そのデータだけを使って、集計だけを任せてみたそうです。グラフの作成は頼まず。
それでも集計方法を間違えてしまい、また、上司が集計し直して、グラフも自分が作成して、なんとか会議に間に合わせたそうです。

さぁ、何が問題だったのでしょう?

部下は、自分がしている仕事(この場合、データの集計やグラフ作成)の目的が理解できていなかったことが問題です。

つまり、担当した仕事の目的や重要性が理解できていないまま、やらされ感満載のまま、単に作業としてやってしまっていたんですね。

例えば、「次の役員会議に使用する資料に掲載するグラフを作成しほしい。役員会議資料だから、今後の経営や営業活動の方針を決める判断材料となるから正確に作成してね。集計方法は、・・・」と、これから依頼する業務の目的や重要性、自分が作成したものが、どのように活かされるのか、を理解すると、その業務を行うモチベーションも上がり、自発的に気を付けるポイントが分かってくることが多いです。

職場での悩みを自分1人で取り組んでいると分からないことも、専門家に相談することで解決することが多いです。

そういった場合は、「最後の適職カウンセリング」にご相談ください。
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